Der Onboarding-Prozess wird in vielen Unternehmen noch immer stiefmütterlich behandelt.
Die neuen Mitarbeitenden können oft schon froh sein, wenn sie am ersten Tag einen funktionierenden Arbeitsplatz und die benötigten Geräte vorfinden. Wenn es besonders gut läuft, gibt es vielleicht sogar einen Ansprechpartnerin, der*die ihnen ihre Fragen beantwortet und bei Sorgen und Nöten zur Seite steht. Doch reicht das aus?
Laut einem aktuellen Whitepaper von Haufe zeigt die Realität oft ein anderes Bild: Bei 34 % der befragten Unternehmen trägt die Führungskraft die Verantwortung für das Onboarding, bei 17 % das Team und bei 15 % das Recruiting-Team. Nur 25 % der Unternehmen überlassen diese wichtige Aufgabe den Teams der Personalentwicklung.
Ein systematisches, zentral organisiertes Onboarding fehlt in vielen Organisationen – und damit ein entscheidender Hebel für eine erfolgreiche Integration.
Ein gut geplanter Onboarding-Prozess: Mehr als nur „funktionieren“
Ein durchdachter Onboarding-Prozess sorgt nicht nur für die schnelle fachliche Einarbeitung, sondern auch für die soziale Integration neuer Mitarbeiter/innen. Dabei ist es wichtig, klare Phasen der Einarbeitung zu definieren und diese mit einem konkreten Plan zu hinterlegen.
Ein strukturierter Ablauf kann den neuen Mitarbeitenden helfen, sich schneller im Unternehmen zurechtzufinden und sich von Anfang an als wertgeschätztes Mitglied des Teams zu fühlen.
Vorausplanung: Vorbereitung ist alles
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Unternehmen können den „NewJoiners“ eine Willkommens-Email mit allen wichtigen Informationen zusenden, die nicht nur den Ablauf des ersten Tages umfassen, sondern auch praktische Hinweise wie zum Beispiel Dresscode, Parkplatzinformationen und Ansprechpartner/innen.
Zudem kann es hilfreich sein, einen Zugang zu einem Onboarding-Portal zu gewähren, in dem relevante Dokumente und Informationen bereits zur Verfügung stehen, um den Einstieg zu erleichtern.
Fachliche und menschliche Integration
Neben der fachlichen Einbindung darf die menschliche Komponente nicht vernachlässigt werden. Ein bewährter Ansatz ist das sogenannte Buddy-System. Hierbei übernimmt eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege die Rolle des „Buddys“ und steht den neuen Mitarbeitenden während der ersten Wochen zur Seite.
Dieser Buddy ist nicht nur für fachliche Fragen zuständig, sondern kann auch bei organisatorischen und informellen Fragen helfen. Ein solches System fördert nicht nur die schnelle Eingliederung ins Team, sondern hilft auch, Hemmschwellen abzubauen und eine offene Kommunikationskultur zu etablieren.
Gezielte Schulungen und Mentoring-Programme
Eine gute Idee für den Onboarding-Prozess ist die Integration von individuellen Schulungsplänen und Mentoring-Programmen. Neue Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, an spezifischen Schulungen teilzunehmen, die auf ihre Aufgaben und die Unternehmenskultur abgestimmt sind.
Diese können nicht nur technische Fähigkeiten, sondern auch Soft Skills wie Kommunikation, Zeitmanagement oder Konfliktlösung umfassen. Mentoring-Programme bieten darüber hinaus eine langfristige Unterstützung durch erfahrene Mitarbeitende, die den „Neuen“ auch über das Onboarding hinaus als persönliche Ratgeber zur Seite stehen.
Virtuelles Onboarding für Remote-Arbeitende
In Zeiten von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen muss auch der Onboarding-Prozess digital gut durchdacht sein. Ein virtuelles Willkommenspaket mit notwendiger Hard- und Software, Zugangsdaten und einer Einführung in die digitale Arbeitsweise des Unternehmens sollte rechtzeitig bereitgestellt werden.
Regelmäßige Check-ins via Video-Calls, virtuelle Teamevents und eine Online-Plattform, die neue Mitarbeitende durch den Onboarding-Prozess führt, sind wichtige Elemente, um auch Remote-NewJoiners optimal zu integrieren.
Feedback-Schleifen und kontinuierliche Verbesserung
Ein oft unterschätzter, aber essenzieller Bestandteil des Onboarding-Prozesses ist das regelmäßige Einholen von Feedback. Unternehmen sollten neue Mitarbeitende in den ersten Wochen und Monaten gezielt nach ihren Erfahrungen befragen: Was lief gut? Wo gab es Schwierigkeiten? Welche Verbesserungen wünschen sie sich?
Auf diese Weise lässt sich der Onboarding-Prozess kontinuierlich optimieren. Eine gute Praxis ist es, 30-, 60- und 90-Tage-Gespräche zu etablieren, um sicherzustellen, dass sich die neuen Mitarbeitenden weiterhin gut unterstützt fühlen.
Langfristige Vorteile eines gut organisierten Onboardings
Der Aufwand, einen klar strukturierten Onboarding-Prozess zu implementieren, zahlt sich langfristig aus. Gut integrierte Mitarbeiter*innen sind nachweislich schneller produktiv, fühlen sich stärker mit dem Unternehmen verbunden und bleiben dem Arbeitgeber länger treu.
Unternehmen, die es schaffen, ihre NewJoiners vom ersten Tag an optimal zu unterstützen, setzen ein Zeichen für Wertschätzung und Engagement.
Fazit: Onboarding ist mehr als nur ein „netter Start“
Ein professionelles und durchdachtes Onboarding ist mehr als nur ein gut vorbereiteter Arbeitsplatz und ein kurzer Einführungstag. Es ist die Basis für die langfristige Mitarbeiterbindung, Produktivität und die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds.
Führungskräfte, HR-Teams und Mitarbeitende sollten zusammenarbeiten, um neue Kolleg/innen willkommen zu heißen und ihnen den bestmöglichen Start zu ermöglichen – für den Erfolg des Einzelnen und des Unternehmens.
Vereinbare gerne heute noch ein kostenloses Gespräch, um gute Strategien für eine erfolgreiche Zukunft zu entwickeln.